La PEC (Posta Elettronica Certificata) è lo strumento digitale che consente lo scambio di documenti elettronici attribuendogli valore legale equiparato a quello della più conosciuto Posta Raccomandata con ricevuta di ritorno.
Ciò non significa però che possa essere considerato uno strumento di archiviazione. La PEC è e rimane uno strumento di scambio documenti elettronici.
Il service provider che gestisce il servizio di PEC infatti non è tenuto alla conservazione dei messaggi nella loro interezza ma solo alla conservazione dei log in cui vengano evidenziati gli scambi avvenuti. In particolare i log devono contenere informazioni relative al mittente, al destinatario, l'ID del messaggio e l'oggetto ma NON il contenuto del messaggio. Tutto ciò dovrà essere conservato per 30 mesi (come da cfr. D.P.R. n. 68/2005). Lo spazio relativo alla casella PEC è dunque da considerarsi uno spazio temporaneo in cui è possibile conservare temporaneamente i messaggi; non può essere considerato il luogo di conservazione definitivo dei messaggi, spazio che l'art. 2214 c.c. richiede in modo obbligatorio.
Lo spazio della PEC non può essere quindi considerato e utilizzato come mezzo di archiviazione sicuro in quanto la legge non lo consente.
Per tutti coloro che necessitano la conservazione dei messaggi di Posta Elettronica Certificata, suggeriamo l'adozione di un serizio di archiviazione sostitutiva PEC che consentirà di conservare in modo sicuro i vostri dati.
Ma perchè è importante avere uno spazio sicuro per l'archiviazione dei messaggi elettronici PEC ?
Perchè in base a quanto descritto dal DPCM il 03/12/2013 e pubblicato il 12/03/2014 in cui si definisce il "Regolamento tecnico" per la conservazione dei messaggi, ai sensi degli articoli 20, 43, 44, 44-bis e 71 del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005, le PEC mantengono il loro valore legale solo ed esclusivamente se vengono mantenute in formato elettronico.
Un documento inviato tramite PEC e stampato perde tutto il suo valore comprovante a livello tributario.
E' ora semplice comprendere quanto sia indispensabile conservare digitalmente i messaggi PEC con gli strumenti idonei in grado di salvare i messaggi nel formato corretto (il formato MIME) e che siano in grado di marcare il messaggio temporalmente e con la firma digitale del responsabile della conservazione. Questo è quanto previsto dalla delibera n. 11/2004 del CNIPA.